Trennung von Übersee Diensten Teil 2: Abschied von Googlemail

Teil 2 des großen Umzugs (Gründe siehe: HIER). Seit Tagen bin ich dabei, mich von Googlemail  zu verabschieden, und die verschiedenen Seiten/Communities/Newslettern/etc. auf neue Mail Adressen umzuziehen. Erst bei einem aktiven Mail-Umzug wird mir bewusst, wo überall meine Mailadressen eingetragen sind. Die Tragweite ist auf jedenfall gigantisch. In diesem Artikel werde ich mein altes Setup, das neue Setup und meinen Migrationsweg beschreiben. Auch ein kurzes Fazit mit Einbußen ist vorhanden 😉

Das alte Setup

Mein altes Setup bestand aus 3 Googlemail Konten

  • Primäre Mailadresse für wichtige Logins/Mail/etc.
  • Sekundäre Mailadresse für Foren/Newsletter/etc.
  • Backup Mailadresse für Dienste, welche weder etwas von meiner Primären, noch von meiner Sekundären Mailadresse wissen sollen. Sprich – für alles andere.

Das neue Setup

Es gibt nur noch eine Domain und ein einziges Postfach. Die Mailadresse ist kryptisch, sodass kein Spam-Bot darauf kommen könnte. Wenn doch, dann ist dies ein extremer Zufall.

Auf der All-Inkl Kundenadministrations-Seite habe ich eine „Catch-All“-Weiterleitung eingerichtet, sodass jede Mail an <beliebige Zeichenfolge>@meine-domain.tld an mein kryptisches Postfach weitergeleitet wird. Damit verhindere ich, dass ich eine Mail an meine-domain.tld „verpassen“ könnte.

In meinem Postfach habe ich einen Unterordner erstellt, der sich „Sammelpostfach“ nennt. Für den Posteingang habe ich einen Filter erstellt, der alle Mails, welche nicht an meine private Mailadresse geht, direkt in den Ordner „Sammelpostfach“ verschoben wird. Dies ist aus zwei Gründen wichtig:

  1. Bei All-Inkl gilt eine Beschränkung von 1GB auf den Posteingang. Alle Mails, die unter dem Posteingang in Ordner verteilt sind, werden nicht in das Limit gerechnet.
  2. So verhindere ich, dass ich sämtlichen Müll, und damit unwichtige Mails in meinen Posteingang bekomme.

Wichtig ist zudem, dass der Filter immer am Ende steht. Warum, kommt im nächsten Absatz.

Welche Mailadresse gebe ich heraus?

Hier kommt der große Knackpunkt, welchen ich bei meinem neuen Setup liebe. Für jeden Dienst, bei dem ich meine E-Mail Adresse angeben muss, nehme ich diese Mailadresse dienst@meine-domain.tld. In meinem Postfach lege ich hierzu einen Unterordner an, und erstelle einen Filter, welche die Mail mit „Empfänger = dienst@meine-domain.tld“ in den entsprechenden Unterordner direkt verschiebt. Die E-Mails kommen durch die oben genannte „Catch-All“-Weiterleitung definitiv in meinem Posteingang an.

Zur Verdeutlichung ein Beispiel:

  1. Ich möchte mich bei einem Forum mit den Namen „bloggerei“ anmelden.
  2. Unter meinem Posteingang erstelle ich einen Ordner „bloggerei“.
  3. Ich erstelle einen Filter für meinen Posteingang mit „Wenn Empfänger = bloggerei@meine-domain.tld, verschiebe in den Unterordner „bloggerei“.
  4. Bei der Anmeldung gebe ich die Mailadresse „bloggerei@meine-domain.tld“ an.
  5. Die Registrierungsmail geht an die Adresse „bloggerei@meine-domain.tld“. Durch meine Catch-All Weiterleitung wird diese E-Mail in den Posteingang meines „geheimen“ Postfachs weitergeleitet. Hierbei greift nun der Filter aus Punkt 3 ein und verschiebt diese Mail in den entsprechenden Unterordner.

Anhand des Beispiels wird nun klar, warum der Filter für das „Sammelpostfach“ IMMER an letzter Stelle stehen muss. Nein? Nunja, die Filterliste wird von oben nach unten abgearbeitet. Wenn der Filter „Sammelpostfach“ nun vor dem Filter „bloggerei“ steht, wird die Mail in den Unterordner „Sammelpostfach“ verschoben, und damit nicht in den richtigen Ordner.

Ein weiter Vorteil dahinter ist, dass ich sofort merke, wenn der Dienst mit E-Mail Adressen handelt. Dann kann ich schnell schalten und entspechend mit Filtern alle E-Mails an dienst@meine-domain.tld blockieren und wenn nötig, rechtliche Schritte einleiten.

Migration von Googlemail auf mein neues Postfach

Die Migration ist an und für sich recht simpel. Die Postfächer bei Googlemail werde ich noch nicht löschen. Ich bin mir zu 100% Sicher, dass ich nicht alle Dienste umgestellt habe, sondern bisher nur die wichtigsten, wie Ebay, Paypal, Bankadressen, etc. Meine Dokumentation für alle Anmeldungen ist leider zu schlecht, sodass ich sagen könnte: ich kann die Postfächer nun komplett löschen.

Die Migration von Googlemail war relativ einfach. Ich habe in Mozilla Thunderbird meine Googlemail Postfächer eingerichtet, sowie mein neues eigenes Postfach. Für verschiedene Dienste habe ich zudem jeweils einen Unterordner erstellt, sodass ich nicht mit dem 1GB Posteingangslimit ein Problem bekomme. Entsprechend habe ich dann alles Mails über Thunderbird in mein eigenes Postfach verschoben, und dabei direkt bei dem Dienst die Mailadresse nach meinem neuen Setup geändert. Der Umzug der bestehenden Mails war damit relativ unproblematisch, allerdings eben Zeitaufwändig.

Was ist mit Diensten, die noch die Googlemail Adresse kennen?

Dem Problem muss man sich natürlich stellen, ist allerdings auch recht einfach, wie ich nun beschreiben werde.

Migrationsvorbereitung in meinem Postfach

Unter meinem Postfach ist ein Ordner namens „Migration“, welcher wiederrum 3 weitere Unterordner enthält mit:

  • <primäre googlemailadresse>
  • <sekundäre googlemailadresse>
  • <backup googlemailadresse>

Zudem habe ich 3 neue Filter eingerichtet, welche den Empfänger der Mail prüft und in das entsprechende Migrations-Googlemail Postfach verschiebt.

Migrationskonfiguration auf Googlemail-Konten:

Ich habe in jedem Googlemail-Konto eine Weiterleitung an die entsprechende Mailadresse nach meinem neuen Setup konfiguriert, und lass die Mail nach erfolgreicher Weiterleitung direkt löschen, sodass sich in meinen Googlemail-Konten keine neuen E-Mails anhäufen werden. Die Weiterleitung kann in den Kontoeinstellungen schnell erledigt werden.

Leider werden die Mails im Googlemailkonto nicht direkt wieder gelöscht, sondern wandern erstmal nur in den Papierkorb, welcher nach 30 Tagen automatisch gelöscht wird. Zu Migrationszwecken ist das noch ok.

Wie ist der Mailverlauf, wenn eine Mail an eine alte E-Mail Adresse geht?

  1. E-Mail wird an <primäre googlemailadresse>@googlemail.com gesendet
  2. Googlemail leitet diese Mail weiter an <primäre googlemailadresse>@meine-domain.tld und löscht diese direkt
  3. Die weitergeleitete E-Mail kommt in meinem Posteingang an.
  4. Die Filter in meinem All-Inkl Postfach erkennen nun „Empfänger = <primäre googlemailadresse>@googlemail.com“ und verschieben diese in meinen Unterordner „Posteingang/Migration/<primäre googlemailadresse>“.

Damit bekomme mit, bei welchem Dienst noch eine alte E-Mail Adresse angegeben ist, und ich kann entsprechend darauf reagieren. Entweder ich lasse meine Mail dann bei diesem Dienst löschen, oder ich ändere ensprechend meinen Account auf mein neues Setup.

Damit habe ich Googlemail erst einmal primär „abgelöst“ und werde mich in eine mehrwöchige Migration begeben, bis ich alle Dienste erwischt habe.

Fazit

Auch wenn der Schritt einige Vorteile bietet, so habe ich auch einige Nachteile zu verschmerzen.

Vorteile:

  • Volle Kontrolle über meine Mailadressen
  • E-Mails liegen auf deutschen Servern und unterliegen damit dem deutschen Datenschutzrichtlinien
  • Erkennung von Adressverkäufern
  • Gute Übersicht über alle Dienste, welche eine Mailadresse von mir besitzen.
  • Durch mein Hostingpaket 100GB Speicherplatz für Mails (Theoretisch)

Nachteile:

  • Kein Push mehr
    Ich habe ein iPhone (wen es interessiert, HIER meine Handy-Historie). Leider bietet Apple nur Push für Exchange Konten und die E-Mail Adresse bei iCloud. Googlemail hat bereits Anfang des Jahres den Push-Exchange-Sync abgeschalten und bietet diesen nur noch in der kostenpflichtigen Googlemail (GApps) Variante an. Somit bin ich auf IMAP-IDLE Mailclients angewiesen. Auf dem Desktop ist dies mit Thunderbird kein Problem. Unterwegs allerdings werde ich nur noch alle Mails mitbekommen, die direkt in meinem Posteingang landen, da es nach meinem Wissensstand keine vernünftige Mail App im Apple-Appstore gibt, welche IMAP-IDLE unterstütz. Apples Mailapp selbst unterstütz kein IMAP-IDLE (Grund: Akkufresser).
    Es besteht die Möglichkeit über die Mailapp „Sparrow“ (wird nicht mehr weiterentwickelt) und einer App (Sparrow+) über den Jailbreak-Appstore „Cydia“ IMAP-IDLE für die App „Sparrow“ zu aktivieren. Dies setzt wiederrum ein gejailbreaktes iPhone voraus, welches in während der Garantie nicht nutzen möchte.
    Alternativ muss ich mich durch jeden Ordner mühselig durchklicken. Ich werde als Online-Junkie damit leben müssen.
  • Ich werde definitiv den Googlemail Spamschutz vermissen. Dieser war hervorragend.

Als restliches Fazit muss ich sagen, es ist sehr viel Arbeit und Zeitraubend. Aber ich bin der festen Überzeugung, dass sich der Umzug lohnen wird.

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